บทความนี้เรามาว่ากันด้วยเรื่องของข้อมูลพนักงานใน
เครื่องสแกนลายนิ้วมือและเครื่องสแกนใบหน้ากันบ้าง โดยลูกค้าบางรายพบกับปัญหาเรื่องพนักงานลาออกและเกิดความลังเลใจว่าจะลบประวัติพนักงานที่ลาออกไปแล้วดีหรือไม่? อีกใจก็อยากเก็บประวัติของพนักงานดังกล่าวเอาไว้เผื่อจะได้ใช้ประโยชน์ในวันข้างหน้า เช่น พนักงานกลับมาสมัครงานอีกครั้ง หรือเอาไว้ตรวจสอบมวลรวมของพนักงานทั้งปี ถามว่าจะลบออกดีหรือไม่ลบออกดี หากไม่ลบออกเราจะจัดการข้อมูลส่วนนี้ยังไงเพื่อให้ข้อมูลพนักงานไม่สะเปะสะปะ แอดมินอธิบายได้ดังนี้
ลบออกดีไหมหรือไม่ควรลบออก? การลบข้อมูลออกในที่นี้หมายถึงการลบข้อมูลพนักงานในโปรแกรม premium time นะ ส่วนข้อมูลพนักงานใน
เครื่องสแกนลายนิ้วมือหรือเครื่องสแกนใบหน้าอันนั้นควรลบออกอยู่แล้วใครที่ลาออกไปแล้วเราก็ควรลบข้อมูลลายนิ้วมือหรือใบหน้าออกจากเครื่องสแกนทั้งหมด ส่วนข้อมูลประวัติพนักงานในโปรแกรม premium time ขึ้นอยู่กับเราว่ายังต้องการใช้ข้อมูลอีกหรือไม่? เช่น เอาไว้ดูประวัติว่าใครเคยทำงานกับเราบ้าง เอาไว้เช็คข้อมูลพนักงานซ้ำเผื่อว่าพนักงานคนดังกล่าวกลับมาสมัครงานกับเราอีกครั้ง หากเราเก็บประวัติพนักงานเอาไว้จะช่วยให้เราสามารถตรวจสอบข้อมูลย้อนหลังได้เลยทันทีที่ต้องการ
ปกติข้อมูลพนักงานจะถูกเก็บไว้ 3 ส่วนด้วยกันคือ
1. ในหน่วยประมวลผลของเครื่องสแกนลายนิ้วมือและ
เครื่องสแกนใบหน้า โดยส่วนนี้จะมีไว้สำหรับเก็บข้อมูลเพื่อยืนยันตัวตน เช่น ข้อมูลลายนิ้วมือ, ข้อมูลใบหน้า เป็นต้น ข้อมูลส่วนนี้เมื่อพนักงานลาออกแล้วให้ลบออกได้เลยทันที
2. ในส่วนการเก็บประวัติเข้าออกของ
เครื่องสแกนลายนิ้วมือและเครื่องสแกนใบหน้า ประวัติที่พนักงานสแกนเข้าสแกนออกทั้งหมดจะถูกเก็บรวบรวมไว้ที่นี้ หากต้องการลบประวัติการสแกนเข้าออกเราจะต้องลบข้อมูลทั้งหมดแบบ 100% ไม่สามารถเลือกลบรายคนหรือรายวันได้
3. ข้อมูลพนักงานในโปรแกรม premium time ข้อมูลส่วนนี้จะเป็นปลายทางของข้อมูลพนักงานไว้สำหรับดูประวัติการเข้าออกงานนั้นเอง
ถามว่าหากเราไม่ต้องการลบข้อมูลพนักงานออกจากโปรแกรม premium time แต่ต้องการจัดการข้อมูลให้เป็นระเบียบเรียบง่ายสามารถดำเนินการได้ดังนี้
1. ให้เราตั้งบริษัททำการใหม่ขึ้นมา 1 บริษัททำงาน อาจใช้ชื่อว่า "พนักงานที่ลาออกแล้ว" ก็ได้เพื่อให้ง่ายในการจดจำ
2. เมื่อสร้างบริษัททำการขึ้นมาเรียบร้อยแล้วให้เราสร้างแผนกโดยอ้างอิง ปี พ.ศ. ขึ้นมาภายใต้บริษัททำการนั้น เช่น พนักงานที่ลาออกไปแล้ว > 2019 เป็นต้น ดังภาพตัวอย่างด้านล่าง
3. เมื่อการสร้างบริษัททำการ สร้างแผนกเรียบร้อยแล้วเราก็เพียงแค่โอนย้ายพนักงานลาออกที่ลาออกไปแล้วเข้าสู่แผนกลาออกปีต่างๆ พนักงานลาออกปีไหนก็ย้ายลงไปยังแผนกปีนั้นๆ จะช่วยให้เราตรวจสอบการลาออกของพนักงานแต่ละปีได้อีกด้วย และที่สำคัญประวัติการเข้าออกงาน การทำงานของพนักงานจะยังคงอยู่และพร้อมให้เราเรียกใช้งานได้เสมอ และไม่รบกวนสวยตาเราอีกด้วย
การจัดการข้อมูลให้อยู่ในที่ๆ สมควรอยู่ถือเป็นอีกหนึ่งประเด็นที่จำเป็นของเครื่องสแกนลายนิ้วมือหรือ
เครื่องสแกนใบหน้า ช่วยลดข้อมูลขยะที่เราไม่ต้องการแล้วได้เป็นอย่างดี
www.charoenfingerscan.com