รายงานบันทึกเวลาผิดพลาดในเครื่องสแกนลายนิ้วมือระบบ excel easy report

แอดมินพบว่ามีผู้ใช้งานเครื่องสแกนลายนิ้วมือและเครื่องสแกนใบหน้าระบบ excel easy report เจอความผิดพลาดในระบบการให้รายงานดังดังกล่าว เช่น (1) พบบันทึกเวลาของพนักงานในวันที่ไม่มีการทำงาน เช่น บริษัทหยุดวันอาทิตย์แต่พบว่าในรายงาน excel มีบันทึกเวลาในวันดังกล่าวโผล่ขึ้นมา (2) พบว่ามีบันทึกเวลาของพนักงานที่ลาออกไปแล้วแสดงขึ้นมาในช่วงเวลาปัจจุบัน เช่น นายเอ ลาออกไปตั้งแต่เดือนกันยายน 2019 แต่เมื่อโหลดรายงานบันทึกเวลาของเดือนมกราคม 2020 กลับพบว่ามีข้อมูลบันทึกเวลาของนายเอแสดงขึ้นมา (3) พบว่ามีบันทึกเวลาของพนักงานบางคนเกินมา ซึ่งเมื่อตรวจสอบดูแล้วกลับพบว่าเครื่องสแกนลายนิ้วมือและเครื่องสแกนใบหน้าบันทึกเวลาซ้ำ เช่น นายหนึ่งสแกนนิ้วในช่วงเวลา 07.55 น. ระบบกลับบันทึกเวลา 07.55 น. ให้กับทั้งนายหนึ่งและนายสอง เป็นต้น ซึ่งปัญหาส่วนใหญ่มักเป็นปัญหาบันทึกเวลาเกินเกิดขึ้นทั้งระบบเติมบันทึกเวลาให้เองและระบบหยิบเวลาของพนักงานคนอื่นมาแสดงผลให้กับพนักงานอีกคน ถามว่าปัญหาเหล่านี้เกิดขึ้นได้อย่างไร? เราจะแก้ไขปัญหานี้ได้หรือไม่? 

จากการตรวจสอบปัญหาดังกล่าวแอดมินพบว่าส่วนใหญ่จะเกิดขึ้นกับลูกค้าที่ใช้เครื่องสแกนลายนิ้วมือและเครื่องสแกนใบหน้าระบบ excel easy report มานานกว่า 3 ปี ไม่มีการเคลียร์ข้อมูลในเครื่องสแกน ไม่ลบหรือไม่มีการปรับปรุงข้อมูลที่ไม่จำเป็นออกทำให้เครื่องสแกนมีไฟล์ขยะค้างอยู่ในระบบเป็นจำนวนมาก และหน้างานเจอปัญหาไฟตกไฟกระชากบ่อยครั้ง ซึ่งปัญหาเหล่านี้เมื่อมีการสั่งสมเป็นเวลานานก็จะทำให้ระบบประมวลผลของเครื่องสแกนลายนิ้วมือและเครื่องสแกนผิดพลาดได้ 

การแก้ไขปัญหาเครื่องสแกนลายนิ้วมือและเครื่องสแกนใบหน้าระบบ excel easy report ให้รายงานผิดพลาดแอดมินแนะนำให้ดำเนินการตามขั้นตอนดังต่อไปนี้
1. ให้ลองเคลียร์ข้อมูลที่ไม่จำเป็นออกจากเครื่องสแกนก่อน เช่น การลบพนักงานที่ลาออกไปแล้วออกไป อัพเดทข้อมูลส่วนนี้ให้เป็นข้อมูลปัจจุบัน แล้วลองดาวน์โหลดรายงานดูอีกครั้งว่าเครื่องสแกนกลับมาเป็นปกติหรือไม่?
2. หากดำเนินการตามวิธีที่ 1. แล้วแต่พบว่าเครื่องสแกนลายนิ้วมือและเครื่องสแกนใบหน้ายังคงให้รายงานที่ผิดพลาดอยู่ ให้ลบข้อมูลบันทึกเวลาออกเพื่อล้างประวัติบันทึกเวลาภายในระบบ หลังจากที่ล้างประวัติแล้วอาจต้องให้พนักงานเริ่มต้นสแกนดูอีก 1-2 week แล้วตรวจสอบข้อมูลรายงานอีกครั้ง
3. กรณีที่ดำเนินตามข้อ 2. แล้วก็ยังพบความผิดพลาดแอดมินแนะนำให้ re-set คืนค่าโรงงานล้างข้อมูลทุกอย่างในเครื่องสแกนออกไม่ว่าจะเป็นข้อมูลรหัสพนักงาน ข้อมูลบันทึกเวลา แล้วเริ่มระบบใหม่เฉกเช่นพึ่งได้รับเครื่องสแกนมาใหม่ๆ
4. เมื่อดำเนินการตามลำดับขั้นตอนจนครบแล้วพบว่าเครื่องสแกนลายนิ้วมือและเครื่องสแกนใบหน้ายังคงให้รายงานผิดพลาดแอดมินแนะนำให้ส่งเคลมเครื่องสแกนกับทางโรงงานเพื่อเปลี่ยนบอร์ดใหม่

การบำรุงรักษาเครื่องสแกนเพื่อป้องกันไม่ให้เกิดปัญหาเครื่องสแกนทำงานผิดพลาดสามารถทำได้ดังนี้
1. หมั่นอัพเดทข้อมูลพนักงานให้เป็นปัจจุบันเสมอ ลบข้อมูลพนักงานที่ลาออกไปแล้วออกจากเครื่องสแกน
2. เคลียร์บันทึกเวลาที่เครื่องสแกนเก็บไว้ออกบ้าง เช่น เคลียร์ข้อมูลทุก 3 เดือนหรือ 6 เดือน ถึงแม้เครื่องสแกนลายนิ้วมือและเครื่องสแกนใบหน้าจะเก็บข้อมูลได้หลายแสนรายการแต่การเก็บข้อมูลไว้ในระบบยิ่งเยอะจะทำให้ระบบผิดพลาดง่ายขึ้น
3. กรณีที่เกิดปัญหาระบบไฟฟ้าไม่สม่ำเสมอ เช่น ไฟตก ไฟดับบ่อยๆ แนะนำให้มี usb สำรองไว้เพื่อป้องกัน cpu ของเครื่องสแกนมีปัญหาจากระบบไฟที่ไม่สม่ำเสมอ

การป้องกันย่อมดีกว่าการแก้ไข แต่เมื่อปัญหาเกิดขึ้นแล้วผู้จำหน่ายจะเป็นผู้แก้ไขปัญหานี้ให้เรา การเลือกซื้อเครื่องสแกนจากผู้จำหน่ายที่มีคุณภาพจะช่วยให้เราแก้ไขปัญหาเหล่านี้ได้ง่ายขึ้น
www.charoenfingerscan.com