ก่อนที่เราจะเรียนรู้วิธีจัดการข้อมูลขยะใน
เครื่องสแกนลายนิ้วมือและเครื่องสแกนใบหน้าแอดมินต้องอธิบายให้ลูกค้าทราบก่อนว่าข้อมูลขยะที่แอดมินพูดถึงคืออะไร? ในเครื่องสแกนลายนิ้วมือและเครื่องสแกนใบหน้ามีข้อมูลขยะด้วยหรือ? แอดมินอธิบายได้ดังนี้ เครื่องสแกนเป็นอุปกรณ์ที่มีไว้สำหรับเปรียบเทียบยืนยันตัวตน ซึ่งในระบบของ
เครื่องสแกนลายนิ้วมือและเครื่องสแกนใบหน้าจะเก็บข้อมูลไว้ 2 ส่วนด้วยกันคือ (1) ข้อมูลโปรไฟล์ของพนักงานหรือข้อมูลลายนิ้วมือและข้อมูลใบหน้า (2) ข้อมูลบันทึกการใช้งานหรือ Log ที่พนักงานสแกน ซึ่งข้อมูลทั้ง 2 ส่วนนี้มีหน้าที่และการนำไปใช้ประโยชน์ที่แตกต่างกัน
ข้อมูลโปรไฟล์พนักงานหรือข้อมูลลายนิ้วมือและใบหน้า ข้อมูลส่วนนี้เป็นข้อมูลส่วนที่สำคัญที่สุดในระบบเพราะหากพนักงานไม่มีข้อมูลโปรไฟล์ในเครื่องสแกนลายนิ้วมือหรือเครื่องสแกนใบหน้าพนักงานจะไม่สามารถสแกนผ่านเข้าออกระบบได้ (เครื่องสแกนจะอนุญาตให้การสแกนเข้าออกงานหรือสแกนสั่งเปิดปิดประตูได้เฉพาะผู้ที่ได้รับอนุญาตเท่านั้น) ทุกครั้งที่มีการสแกนเครื่องสแกนจะอ่านลายนิ้วมือหรือใบหน้าของพนักงานแล้วนำไปเปรียบเทียบกับข้อมูลโปรไฟล์ในระบบว่าตรงกันหรือไม่? หากข้อมูลที่สแกนตรงกับข้อมูลโปรไฟล์ในระบบเครื่องสแกนลายนิ้วมือหรือเครื่องสแกนใบหน้าจะอนุญาตให้ผ่านเข้าออกได้.. ข้อมูลส่วนนี้มีไว้เพื่อเปรียบเทียบยืนยันตัวบุคคล
ข้อมูลบันทึกเวลาหรือ Log ข้อมูลส่วนนี้เป็นข้อมูลที่ได้จากการสแกนสำเร็จ อธิบายง่ายๆ คือเมื่อเครื่องสแกนลายนิ้วมือและ
เครื่องสแกนใบหน้าตรวจสอบข้อมูลที่พนักงานสแกน จะเป็นการสแกนนิ้วหรือสแกนหน้าหรือทาบบัตรหรือกดรหัสก็ตามหากตรงกับข้อมูลในระบบเครื่องสแกนจะอนุญาตให้ผ่านได้พร้อมกับเก็บบันทึกเวลาที่พนักงานได้สแกนไป เช่น นายเอก รหัส 1001 บันทึกเวลาเมื่อ 25/09/2020 เวลา 08.00 น. เราสามารถนำข้อมูลดังกล่าวไปตรวจสอบเวลาเข้าออกของพนักงาน ดูเวลาทำงาน คำนวณเวลาทำงานสรุปขาดลามาสายโอที หรือนำข้อมูลไปใช้กับโปรแกรมเงินเดือนก็ได้.. ข้อมูลส่วนนี้มีไว้เพื่อตรวจสอบประวัติการสแกนเข้าออก
ในระบบของเครื่องสแกนลายนิ้วมือและ
เครื่องสแกนใบหน้าถือว่าข้อมูลทั้ง 2 ส่วนมีความจำเป็นอย่างมากเพราะหากไม่มีข้อมูลส่วนที่ 1 เราก็ไม่สามารถสแกนเข้าออกได้ และหากไม่มีข้อมูลส่วนที่ 2 เมื่อเกิดปัญหาหรือต้องการตรวจสอบประวัติการเข้าออกหากไม่มีบันทึกประวัติเก็บไว้ก็ไม่สามารถตรวจเช็คอะไรได้ แต่แน่นอนว่าหากมีข้อมูลเก็บไว้แต่ไม่มีการบำรุงรักษาข้อมูลจากที่เคยเป็นประโยชน์อย่างมากก็จะกลายเป็นข้อมูลขยะหรือข้อมูลที่ไม่จำเป็นไป เช่น
- ข้อมูลโปรไฟล์ของพนักงานที่ลาออกไปแล้ว : แน่นอนว่าข้อมูลนี้นอกจากจะไม่จำเป็นแล้วยังถือว่าเป็นความเสี่ยงอีกด้วยเพราะหากยังมีข้อมูลโปรไฟล์ของพนักงานอยู่ก็เท่ากับพนักงานที่ลาออกไปแล้วยังสามารถสแกนเข้าออกได้
- ข้อมูลประวัติการสแกนเข้าออกหรือ Log เมื่อ 2 ปีที่แล้ว : ข้อมูลประวัติการเข้าออกมีประโยชน์อย่างมาก แต่หากเป็นข้อมูลเก่าเก็บที่ไม่สามารถสืบหาหรือไม่สามารถนำมาใช้ประโยชน์ได้แล้วก็เท่ากับว่าข้อมูลนี้ไม่จำเป็นต่อการใช้งานแล้วเช่นกัน
การกำจัดข้อมูลขยะออกจาก
เครื่องสแกนลายนิ้วมือและเครื่องสแกนใบหน้าทำได้ง่ายๆ ดังนี้
1. หมั่นตรวจสอบข้อมูลโปรไฟล์พนักงาน คอยลบข้อมูลพนักงานที่ลาออกไปแล้วออกจากระบบ
2. วางแผนการบำรุงรักษาเครื่องสแกน เคลียร์บันทึกหรือ Lot ออกจากเครื่องสแกนลายนิ้วมือหรือเครื่องสแกนใบหน้าทุก 3 หรือ 6 เดือน แต่ก่อนการเคลียร์บันทึกเวลาออกแนะนำให้โหลดบันทึกเวลาเก็บไว้ก่อน เผื่อจำเป็นต้องใช้ข้อมูลดังกล่าว
www.charoenfingerscan.com