การเข้าและออกงานของพนักงานเป็นเรื่องที่ทุกหน่วยงานต้องเจอ บางหน่วยงานอาจมีการเข้าออกบ่อยหน่อยแต่บางหน่วยงานนานๆ ครั้งจะมีการลาออก เมื่อมีพนักงานเข้าใหม่และเมื่อมีพนักงานลาออกเราจะต้องจัดการอย่างไรในระบบของ
เครื่องสแกนลายนิ้วมือและเครื่องสแกนใบหน้า เรื่องราวครั้งนี้แอดมินขออธิบายในเชิงการจัดการข้อมูลของพนักงานว่าเราควรเริ่มต้นที่ตรงไหน? จัดการอย่างไรเพื่อไม่ให้เกิดปัญหาขึ้นในอนาคต ช่วยให้ทั้งผู้ใช้งานและฝ่ายบุคคลทำงานได้ง่ายขึ้น
สำหรับการเข้าใหม่ของพนักงานคงไม่มีอะไรยากเราเพียงเพิ่มข้อมูลพนักงานใหม่ที่เครื่องสแกนลายนิ้วมือหรือ
เครื่องสแกนใบหน้าจากนั้นให้พนักงานสแกนเพื่อทดสอบว่าสามารถบันทึกเวลาได้ง่ายหรือไม่? และเพื่อให้มีประวัติการสแกนในเครื่อง เมื่อดาวน์โหลดประวัติการสแกนของพนักงานเข้าสู่โปรแกรมเราจึงจะเข้าไปจัดการโปรไฟล์ของพนักงานท่านดังกล่าวได้ (บันทึกข้อมูลส่วนตัวของพนักงานไว้ในโปรแกรม) ความสำคัญของการบันทึกข้อมูลพนักงานใหม่คือรหัส ลูกค้าสามารถเลือกได้ว่าต้องการให้เครื่องสแกนลายนิ้วมือหรือเครื่องสแกนใบหน้าลำดับรหัสให้อัตโนมัติหรือจะพิมพ์รหัสเข้าไปเอง (รหัสพนักงานรองรับเฉพาะตัวเลขเท่านั้น) กรณีที่เลือกให้เครื่องสแกนรันลำดับพนักงานให้เราจะต้องจดบันทึกไว้ก่อนว่าลำดับที่พนักงานท่านดังกล่าวได้คือลำดับอะไรเพื่อให้เราเข้าไปจัดการข้อมูลในโปรแกรมได้ถูกต้อง (การอ้างอิงรหัสพนักงานในโปรแกรมไม่ถูกต้องจะทำให้รายงานเวลาทำงานของพนักงานผิดพลาดไปด้วย เช่น นายเอกรหัสในเครื่องสแกนคือเลข 7 แต่ลูกค้าบันทึกในโปรแกรมว่าเป็นนายบี จึงทำให้บันทึกเวลาที่นายเอกสแกนกลายเป็นนายบี)
เมื่อพนักงานลาออกเราจะต้องเคลียร์ข้อมูลพนักงานออกจากระบบของเครื่องสแกนลายนิ้วมือแล
ะเครื่องสแกนใบหน้าซึ่งสามารถทำได้ดังนี้
1. จัดการข้อมูลในโปรแกรม สามารถทำได้ 2 แบบคือ
1.1 ลบ id ของพนักงานออกจากโปรแกรม วิธีนี้จะไม่สามารถเรียกดูประวัติการสแกนของพนักงานได้อีก
1.2 สร้าง บริษัททำการขึ้นมาอีกหนึ่งบริษัทแล้วให้ชื่อว่า "พนักงานลาออก" จากนั้นก็โอนย้ายพนักงานที่ลาออกทั้งหมดเข้าไปไว้ในบริษัทนั้น เมื่อต้องการดูประวัติย้อนหลังหรือพนักงานกลับมาสมัครงานอีกครั้งเราก็จะยังคงมีข้อมูลไว้อ้างอิงเพื่อพิจารณา
2. จัดการข้อมูลในเครื่องสแกนลายนิ้วมือและเครื่องสแกนใบหน้า : เราจะต้องเข้าไปลบ id ของพนักงานใน
เครื่องสแกนลายนิ้วมือและเครื่องสแกนใบหน้าออกเพื่อตัดสิทธิการสแกนของพนักงานดังกล่าว
หมายเหตุ.. เมื่อพนักงานลาออกจะต้องดำเนินการทั้ง 2 ข้อ
สำหรับลูกค้าบางท่านมีคำถามว่าเราจะสร้างรหัสพนักงานแทนคนเดิมที่ลาออกไปได้ไหม? ผลดีผลเสียเป็นอย่างไร? แอดมินอธิบายได้ดังนี้
- ถามว่าทำได้ไหม? คำตอบคือทำได้ ให้เราลบ id ของพนักงานที่ลาออกไปก่อนแล้วจึงสร้าง id เดิมให้พนักงานคนใหม่
- ข้อดีคืออะไร? ลูกค้าบางรายมองว่ารหัสพนักงานจะได้ไม่เยอะเกินไป สามารถรู้ได้เลยว่าตอนนี้พนักงานมีเท่าไหร่?
- ข้อเสียคือ? เราไม่สามารถเรียกดูประวัติย้อนหลังได้เนื่องจากประวัติการทำงานถูกใช้ซ้อนกัน เช่น รหัส 2 มีพนักงานใช้ 4 คน คนที่ 1 ออกก็เอาคนที่ 2 และ 3 และ 4 เข้าไปแทน จึงทำให้เราไม่สามารถรู้ได้ว่า ณ เวลานั้นๆ ใครคือเจ้าของบันทึกเวลาที่เราต้องการตรวจสอบ
เรื่องเครื่องสแกนลายนิ้วมือและเครื่องสแกนใบหน้าไว้ใจเรา
www.charoenfingerscan.com