บทความก่อนหน้าแอดมินได้อธิบายถึงการทำงานร่วมกันระหว่าง
เครื่องสแกนลายนิ้วมือหรือเครื่องสแกนใบหน้ากับโปรแกรมเงินเดือน ซึ่งสรุปได้ว่าลูกค้าจะต้องเลือกเครื่องสแกนรุ่นที่ให้ข้อมูลบันทึกเวลาในรูปแบบ text file ได้ และต้องเลือกโปรแกรมเงินเดือนที่รองรับการนำเข้าข้อมูลจากเครื่องสแกน ซึ่งเรื่องราวในครั้งนี้แอดมินขออธิบายต่อจากเรื่องราวก่อนหน้า เมื่อลูกค้าได้
เครื่องสแกนลายนิ้วมือหรือเครื่องสแกนใบหน้ามาแล้วและเลือกรูปแบบการส่งข้อมูลระหว่างเครื่องสแกนกับโปรแกรมเงินเดือนด้วย text file คำถามคือเราจะต้องตั้งค่าอย่างไร? เพื่อให้ระบบของเครื่องสแกนส่ง text file ที่โปรแกรมเงินเดือนต้องการได้
text file ที่โปรแกรมเงินเดือนต้องการมีด้วยกัน 2 แบบคือ (1) text file แบบกำหนดตายตัวตามเงื่อนไขที่โปรแกรมเงินเดือนต้องการ (2) text file แบบไม่กำหนดรูปแบบ โปรแกรมเงินเดือนสามารถระบุช่วงของข้อมูลที่ต้องการได้ เรามาทำความเข้าใจกันว่าจะจัดการ text file ตามที่โปรแกรมเงินเดือนต้องการได้อย่างไร?
1. การตั้งค่าในระบบของเครื่องสแกนลายนิ้วมือและ
เครื่องสแกนใบหน้าเพื่อส่งออก text file รูปแบบตายตัวตามที่โปรแกรมเงินเดือนต้องการ ก่อนอื่นเราต้องทราบก่อนว่าโปรแกรมเงินเดือนต้องการ text file แบบไหนเช่น รหัสพนักงาน วรรค วันเดือนปี วรรค เวลาที่สแกน (00001 20102021 0800) เมื่อได้รูปแบบ text file ที่โปรแกรมเงินเดือนต้องการแล้วลูกค้าสามารถเข้าไปจัดการ text file ในระบบของเครื่องสแกนได้ที่โปรแกรมคำนวณเวลา เมนูเวลาทำงาน เมนูย่อยส่งออกข้อมูล แล้วเลือกแต่ง text file ตาม format ที่ต้องการได้เลย แอดมินยกตัวอย่างคร่าวๆ ให้ดังนี้
1.1 tab ชนิดไฟล์ ให้เลือก text file
1.2 tab ขอบเขตข้อมูล ให้เลือกชนิดข้อมูลที่ต้องการส่งออก
1.3 tab รูปแบบข้อมูล เป็นการกำหนดว่าต้องการรหัสพนักงานกี่หลัก วันที่และเวลาต้องการตัวคั่นระหว่างหรือไม่?
1.4 tab ตัวคั่น เป็นการระบุตัวคั่นระหว่างชุดข้อมูล เช่น ระหว่างรหัสพนักงานกับวันที่ต้องการใช้ตัวคั่นแบบไหน?
2. ในกรณีที่โปรแกรมเงินเดือนสามารถเลือกช่วงของข้อมูลที่นำเข้าได้เอง รูปแบบนี้ลูกค้าใช้ text file ยังไงก็ได้ แต่เงื่อนไขคือ text file จะต้องมีช่วงของข้อมูลเท่ากันทุกบรรทัด (บันทึกเวลา 1 ครั้งเท่ากับ 1 บรรทัด) ดังนั้นแอดมินไม่แนะนำให้พิมพ์ชื่อพนักงานในเครื่องสแกนลายนิ้วมือหรือ
เครื่องสแกนใบหน้าเพราะหากความยาวของชื่อพนักงานไม่เท่ากันช่วงของข้อมูลของพนักงานแต่ละคนไม่เท่ากัน ทำให้โปรแกรมเงินเดือนไม่สามารถนำเข้าข้อมูลได้ เช่นหาก text file ให้ข้อมูล 00001 001 20102021 0800 001 02
เราสามารถกำหนดในโปรแกรมเงินเดือนได้ว่า
digit ที่ 1-5 = รหัสพนักงาน
digit ที่ 11-12 = วัน
digit ที่ 13-14 = เดือน
digit ที่ 15-18 = ปี
digit ที่ 20-21 = ชั่วโมง (เวลาที่สแกน)
digit ที่ 22-23 = นาที (เวลาที่สแกน)
การใช้งานรูปแบบนี้กฎเหล็กมีเพียงข้อเดียวคือ text file จะต้องเป็นข้อมูลเท่ากัน ไม่มีมากกว่าหรือน้อยกว่า เพราะหาก digit ที่กำหนดไว้ผิดเพี้ยน เวลาที่นำเข้าโปรแกรมเงินเดือนก็จะผิดเพี้ยนตามไปด้วย
สำหรับลูกค้าที่ต้องการนำเครื่องสแกนเชื่อมต่อกับโปรแกรมเงินเดือน ก่อนการตัดสินใจสั่งซื้อเครื่องสแกนลายนิ้วมือและเครื่องสแกนใบหน้าแอดมินแนะนำให้ตรวจสอบข้อมูลก่อนเสมอ
www.charoenfingerscan.com