เมื่อพนักงานมีการเข้า-ออก-สับเปลี่ยน-หมุนเวียน ทำให้ฝ่ายบุคคลจะต้องบริหารจัดการข้อมูลพนักงานใน
เครื่องสแกนลายนิ้วมือและเครื่องสแกนใบหน้าเพื่ออัพเดทข้อมูลให้เป็นปัจจุบัน อนุญาตให้สแกนเข้าออกได้เฉพาะพนักงานที่ยังอยู่เท่านั้น (พนักงานที่ลาออกไปแล้วจะไม่สามารถสแกนได้) ลูกค้าบางรายเจอปัญหาลบข้อมูลพนักงานออกจากเครื่องสแกนลายนิ้วมือและเครื่องสแกนใบหน้าแล้วแต่ผ่านไปไม่นานก็พบว่ามีรหัสพนักงานที่ได้ลบไปโผล่เข้ามาในเครื่องสแกนอีกครั้ง? หรือลูกค้าบางรายพบว่าได้ลบข้อมูลพนักงานออกจากโปรแกรมแล้วทำไมรหัสพนักงานที่ลบไปจึงกลับมาแสดงผลในโปรแกรมอีกครั้ง? เรามาทำความเข้าใจเรื่องนี้กัน
ปัญหาข้อมูลผลุบๆ โผล่ๆ ในระบบของ
เครื่องสแกนลายนิ้วมือและเครื่องสแกนใบหน้าสามารถเกิดขึ้นได้หากลูกค้ายังเคลียร์ข้อมูลออกจากระบบไม่หมด กล่าวคือ ในระบบของเครื่องสแกนลายนิ้วมือและเครื่องสแกนใบหน้ามีหน่วยความจำ 4 ส่วนซึ่งจะจัดเก็บข้อมูลพนักงานไว้ได้แก่
1. ข้อมูลโปรไฟล์พนักงานในเครื่องสแกน เช่น หน้า นิ้ว บัตร รหัสผ่าน
2. ข้อมูลบันทึกเวลาของพนักงานในเครื่องสแกน เช่น ประวัติการสแกนเข้าออก
3. ข้อมูลโปรไฟล์พนักงานในโปรแกรม เช่น หน้า นิ้ว บัตร รหัส (กรณีที่ลูกค้าโหลดข้อมูลพนักงานเข้าโปรแกรมผ่านระบบแลน)
4. ข้อมูลบันทึกเวลาของพนักงานในโปรแกรม
อธิบายได้คือ พนักงาน 1 คนระบบจะจัดเก็บข้อมูลไว้ 4 ส่วน ข้อมูลแต่ละส่วนถูกแยกไว้ให้เป็นเอกเทศต่อกัน การลบข้อมูลแบบ 100% ลูกค้าจะต้องไล่ลบข้อมูลออกจากหน่วยความจำทั้ง 4 ส่วนตามที่แอดมินได้แจ้งไว้
เพื่อให้ลูกค้าเคลียร์ข้อมูลพนักงานที่ลาออกไปแล้วออกจากระบบของเครื่องสแกนลายนิ้วมือและ
เครื่องสแกนใบหน้าได้แบบ 100% แนะนำให้ดำเนินการดังนี้
1. ลบข้อมูลพนักงานออกจากเครื่องสแกน
2. ลบบันทึกออกจากเครื่องสแกน (ประวัติการสแกน) การลบบันทึกไม่สามารถเลือกลบเป็นรายคนหรือเลือกแค่บางช่วงเวลาได้ เมื่อสั่งลบระบบจะลบบันทึกทั้งหมดที่มี ดังนั้นก่อนการสั่งลบควรตรวจเช็คให้แน่ใจว่าลูกค้าได้โหลดบันทึกเวลาเก็บไว้แล้ว
3. ลบข้อมูลพนักงานออกจากโปรแกรม กรณีที่มีการดาวน์โหลดสำรองข้อมูลหน้า/นิ้ว/บัตร/รหัสไว้ การสั่งลบข้อมูลให้เชื่อมต่อเครื่องสแกนลายนิ้วมือหรือ
เครื่องสแกนใบหน้า จากนั้นไปที่ tab อัพโหลด และให้เลือก id ที่ต้องการลบข้อมูล จากนั้นสั่งลบออกจากฐานข้อมูล การลบข้อมูลในส่วนนี้จะต้องเลือกข้อมูลทีละส่วน เช่น เลือกใบหน้า > ติ๊ก id ที่ต้องการลบ > สั่งลบ, เลือกนิ้ว > ติ๊ก id ที่ต้องการลบ > สั่งลบ เป็นต้น
4. ข้อมูลบันทึกเวลาในโปรแกรม ลูกค้าเลือกได้ว่าจะลบหรือเก็บไว้ การจัดการข้อมูลส่วนนี้แอดมินแนะนำได้ 2 ทางเลือกคือ
4.1 ลบ ให้ไปที่เมนูระเบียนพนักงานและเลือก id ที่ต้องการลบ จากนั้นสั่งลบ
4.2 เก็บไว้ ให้สร้างบริษัททำการขึ้นมาใหม่อีก 1 บริษัทโดยให้ใช้ชื่อ "ลาออก" แล้วสร้างแผนกขึ้นมาเพื่อบอกว่าพนักงานลาออกปีไหน? เช่น 2021 จากนั้นให้โอนย้ายพนักงานเข้าแผนกลาออกตามปีนั้นๆ วิธีนี้จะช่วยให้ลูกค้ายังคงมีประวัติการสแกนของพนักงานอยู่ มีข้อมูลพนักงานไว้ดูย้อนหลังหากจำเป็น และข้อมูลเหล่านี้จะไม่รกสายตาเพราะจะอยู่ในพื้นที่ๆ เราจัดไว้ให้
เลือกเครื่องสแกนลายนิ้วมือหรือเครื่องสแกนใบหน้าแนะนำให้เลือกจากผู้จำหน่ายที่มีความรู้และประสบการณ์ตรง จะช่วยแก้ไขหรือประยุกต์ใช้ระบบให้ลูกค้าได้ดีกว่า
www.charoenfingerscan.com