รูปแบบการคำนวณโอทีก่อนเวลางานของเครื่องสแกนลายนิ้วมือ

การคำนวณโอทีถือว่าเป็นอีกหนึ่งในความสามารถของเครื่องสแกนลายนิ้วมือและเครื่องสแกนใบหน้าเลยก็ว่าได้ เพราะนอกจากจะสามารถตั้งค่าการทำงานเป็นกะ การคำนวณขาด ลา มาสาย และชั่วโมงในการทำงานได้แล้ว เครื่องสแกนลายนิ้วมือและเครื่องสแกนใบหน้าก็ยังสามารถคำนวณโอทีได้ทั้งแบบก่อนเวลางานและหลังเลิกงานได้อีกด้วย โดยในการคำนวณโอทีของเครื่องสแกนลายนิ้วมือและเครื่องสแกนใบหน้าจะมีหลักการคำนวณที่จะแตกต่างกัน สำหรับผู้ที่ต้องการใช้ฟังก์ชั่นคำนวณโอทีอาจต้องศึกษาข้อมูลอีกนิดเพื่อให้การทำงานเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพและได้ข้อมูลครบถ้วนไม่ขาด ไม่เกิด ^^" 

แต่ทว่า.. เครื่องสแกนลายนิ้วมือและเครื่องสแกนใบหน้าสามารถคำนวณโอทีได้ก็จริงอยู่ แต่หากเราจะใช้ฟังก์ชั่นนี้เราจำเป็นต้องมีการตั้งค่ากันสักนิด ซึ่งในการตั้งค่าโอทีทั้งก่อนเวลางานและหลังเลิกงานสามารถตั้งค่าได้จากโปรแกรมคำนวณเวลา premium time โดยเข้าไปที่ ตั้งตารางการทำงาน > ตั้งกะการทำงาน แต่ก่อนที่จะไปเรียนรู้วิธีการตั้งค่า เราอยากอธิบายให้ทุกท่านเข้าใจหลักการทำงานของโปรแกรมในการคิดชั่วโมงการทำโอทีเสียก่อน ดังข้อมูลต่อไปนี้

• โอทีก่อนเวลางาน เป็นการตั้งโอทีให้กับพนักงานที่มาทำงานก่อนเวลางาน เราสามารถระบุได้ว่าต้องการให้ทำโอทีจากกี่โมงถึงกี่โมง โดยโปรแกรมจะคำนวณเวลาให้เมื่อพนักงานทำงานตามช่วงเวลาดังกล่าว แต่ในการตั้งค่าโอทีก่อนเวลางานโปรแกรมจะคำนวณชั่วโมงโอทีให้เฉพาะพนักงานที่สแกนหลังจากช่วงเวลาที่เรากำหนดเท่านั้น เช่น กำหนดให้ทำโอทีตอน 8.00 น. หากพนักงานสแกนนิ้วหรือสแกนหน้าตอน 7.50 โปรแกรมก็จะไม่นำเวลาดังกล่าวมาคำนวณ ก็จะเท่ากับว่าพนักงานท่านนี้ไม่ได้ทำโอทีนั้นเอง 

• โอทีหลังเลิกงาน เป็นการกำหนดให้พนักงานทำโอทีหลังเลิกงาน ซึ่งสามารถกำหนดได้แบบเดียวกันกับโอทีก่อนเวลางาน โดยเราสามารถตั้งค่าได้ว่าต้องการให้ทำโอทีแค่ เวลานี้ถึงเวลานี้เท่านั้น หากพนักงานสแกนหลังเวลาที่กำหนดก็จะได้ ot แค่เวลาที่เรากำหนดให้เท่านั้น เช่น เลิกงาน 17.00 กำหนดให้ทำโอทีต่อ 2 ชั่วโมง เวลาออกโอทีก็จะอยูที่ 19.00 น. หากพนักงานสแกนออกตอน 20.00 น. โปรแกรมก็จะตัดให้โอทีเพียงแค่ 2 ชม. เท่านั้น หากต้องการตามจริงก็อาจต้องกำหนดเวลาสิ้นสุดการทำโอทีให้ยืดออกไปเป็น 23.00 น. ก็ได้ 

ข้อควรระวังในการกำหนดโอทีคือ หากเรากำหนดโอทีให้กับกะ เช้า ซึ่งในกะเช้ามีพนักงานทำ ot เพียงแค่ 15 คน จากพนักงานทั้งหมด 50 คน แต่ก็มีพนักงานบางคนที่มาสแกนลายนิ้วมือหรือสแกนใบหน้าก่อนเวลางาน (ประมาณว่ามาทำงานเร็ว) แต่ไม่ได้ทำโอที โปรแกรมก็จะคำนวณโอทีให้ด้วย! เพราะพนักงานท่านดังกล่าวถูกกำหนดให้อยู่ในกะที่มีโอทีนั้นเอง ดังนั้นหากจะใช้ฟังก์ชั่นนี้อาจต้องคิดเผื่อกรณีนี้ด้วย หากเป็นแบบนี้เราจะบริหารจัดการอย่างไร?

อธิบายจากภาพ จะเห็นว่ามีข้อมูลทั้งหมด 3 ส่วน อธิบายได้ดังนี้

หลายเลข 1 (สีแดง) เรากำหนดให้ทำโอที 7.45 - 9.00 แต่ในวันที่ 1/12/59 คุณพงศกร มาสแกนลายนิ้วมือหรือสแกนใบหน้าตอน 7.35 น. เป็นเวลาก่อนที่จะเริ่มทำโอที ซึ่งอยู่นอกขอบเขตการคิดโอที โปรแกรมก็จะไม่แสดงผลการคิดโอทีให้ วิธีแก้ไขคือ (1) แจ้งให้พนักงานสแกนลายนิ้วมือหรือสแกนใบหน้าเมื่อถึงเวลาที่กำหนดให้ทำโอที (2) ปรับแก้เงื่อนไขเวลาเข้าโอทีให้เร็วขึ้น เพื่อให้รองรับกับเวลาที่พนักงานมาสแกนเข้าโอที แต่หากใช้วิธีที่ 2 จะทำให้ชั่วโมงการทำโอทีเพิ่มขึ้น

หมายเลข 2 (สีเขียว) เป็นการสแกนลายนิ้วมือหรือใบหน้าที่ถูกต้อง โปรแกรมก็จะแสดงชั่วโมงที่พนักงานทำโอทีให้อัตโนมัติ โดยจะคำนวณตั้งแต่ช่วงเวลาที่พนักงานสแกนลายนิ้วมือหรือสแกนใบหน้าเพื่อเข้าโอทีไปจนถึงเวลาที่เรากำหนดให้สิ้นสุดการทำโอที

หมายเลข 3 (สีเหลือง) เมื่อเราตั้งโอทีให้กับกะ 1 กะ ซึ่งในกะดังกล่าวมีพนักงานที่ไม่ทำโอทีปะปนอยู่ด้วย แต่โปรแกรมก็จะคำนวณโอทีให้ทั้งหมด เพราะโปรแกรมจะคำนวณเงื่อนไขที่ถูกตั้งขึ้นในกะนั้น จากภาพจะเห็นได้ว่า พนักงานไม่น่าจะทำโอทีแค่มาเข้างานปกติแต่บังเอิญว่ากะที่พนักงานท่านนี้ใช้อยู่เป็นกะที่มีโอทีโปรแกรมเลยคำนวณโอทีให้ วิธีแก้ไขก็คือให้เปลี่ยนกะให้กับพนักงานท่านดังกล่าวในวันที่ไม่ทำโอที เพื่อให้โปรแกรมคำนวณผลได้อย่างถูกต้องและแม่ยำ

วิธีใช้งานเครื่องสแกนลายนิ้วมือและเครื่องสแกนใบหน้านั้นไม่ยาก เพียงแค่เราศึกษาเงื่อนไขการทำงานของระบบอีกนิด จะช่วยให้เราสามารถใช้งานได้ง่ายและรวดเร็วขึ้น ส่งผลให้เราสามารถใช้ประโยชน์จากเครื่องสแกนลายนิ้วมือและเครื่องสแกนใบหน้าได้อย่างเต็มที่

www.charoenfingerscan.com